Fatturazione elettronica: guida per le micro imprese

 di Mario Gambazza

Premessa

Dopo tanto narrare di fatturazione elettronica a platee di studi professionali, ho pensato di scrivere questo articolo per portare la mia esperienza anche alle micro imprese che si chiedono cosa diamine accadrà. Sarò quindi stringato e semplice, quanto più possibile su questo argomento.

Questo articolo è rivolto a tutti i titolari di partita iva siano essi artigiani, commercianti, professionisti che non hanno già un software gestionale o che ne usano uno che non si adeguerà alla fattura elettronica.

Farò riferimento all’opportunità di attrezzarsi con gli strumenti gratuiti forniti dall’Agenzia, ovvero di servirsi di strumenti professionali. Per questi ultimi farò ovviamente riferimento a quelli prodotti dalle imprese del nostro gruppo (Zucchetti).

Non ti spaventare, leggi fino in fondo e vedrai che ciò che ti potrà sembrare incredibilmente complicato può avere soluzioni tremendamente semplici. Se invece hai fretta, vai direttamente all’ultima parte con il titolo “Tu e il tuo commercialista”.

Perché lo stato vuole la fattura elettronica?

Lo stato ha sempre bisogno di soldi. Il modo migliore (e plausibile) per raccogliere un po’ di soldi è frenare l’evasione con tutti i mezzi. La fattura elettronica è il mezzo principale con il quale lo stato vuole conoscere in modo dettagliato le transazioni ed intercettare tutti gli evasori che, attraverso giri di fatturazione più o meno veri e trasparenti, riuscivano a non pagare iva e tasse.

Il principio è il seguente: “se ho tutte le fatture in tempo reale, non puoi fare il furbo perché i conti lo stato li sa fare…”.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica in sé non è niente di complicato.

Se non hai già un software gestionale, ora fai le fatture con Word, con Excel o con il blocco che acquisti in cartoleria. Se le fai con Word o Excel magari già le convertivi in formato PDF (leggi se vuoi il mio articolo sui .pdf). Il file che ottieni, qualsiasi esso sia, lo stampi o lo mandi al tuo cliente via email.
La fattura elettronica non è altro che lo stesso file che fai oggi, ma scritto in modo diverso.

Nella fattispecie è un “semplicissimo” file di testo. Per intenderci, se sapessi come farlo, lo potresti scrivere con il blocco note di windows. Dov’è quindi la complicazione?

Il fatto è questo file di testo in realtà non è affatto “semplicissimo” perché ciò che ci devi scrivere dentro, deve rispettare un preciso schema di organizzazione dei dati affinché possa essere compreso ed elaborato dai sistemi dell’Agenzia delle Entrate.

Infatti il file fattura deve essere prodotto in un formato chiamato XML (eXtensible Markup Language). In soldoni un file di testo fatto di “marcatori” e dati contenuti nel marcatore, scritto secondo regole precise… un banale esempio:

<nome>Mario</nome>

<cognome>Gambazza</cognome>

Come si fa a fare una fattura elettronica?

Per fare una fattura elettronica serve dunque uno strumento che, in modo molto semplice, ti aiuti a fare ciò che oggi fai oggi con Word, Excel o sulla carta.

Tanto più semplice è lo strumento che userai, tanto più, in brevissimo tempo, sarai contento di essere passato alla fatturazione elettronica perché davvero tutto sarà più facile.

Ti faccio qualche esempio…

Ti è mai capitato di sbagliare a fare il calcolo delle somme?

Ti è mai capitato di sbagliare il calcolo dell’Iva?

Ti è mai capitato di sbagliare il codice fiscale di un cliente privato?

Ti è mai capitato di sbagliare la numerazione di un documento?

Se lo strumento che sceglierai sarà ben fatto, tutti questi errori non li potrai più commettere e, soprattutto, la velocità e le semplicità con la quale farai le fatture ti farà risparmiare un sacco di tempo.

In qualche settimana quello che fai oggi per fare le fatture ti sembrerà appartenere ad un’epoca remota.

Posso fare le fatture elettroniche gratuitamente?

Sì, è possibile produrre le fatture gratuitamente attraverso i sistemi messi a disposizione dalla Agenzia delle Entrate o dalle Camere di Commercio, tuttavia, l’unico vantaggio che hanno questi sistemi è appunto il fatto che sono gratuiti.

Il rovescio della medaglia è che presentano una serie di complessità che, per fortuna dal nostro punto di vista, li rendono inefficienti, tanto da innervosire anche uno come me che con l’informatica ha un alto livello di confidenza.

Per ammissione della Agenzia infatti, non hanno fatto un gestionale, ma hanno dato modo ha chi ha urgenza, o ha pazienza, di emettere fattura elettronica e quindi di assolvere l’obbligo.

Qualche esempio?

Non fanno tutti i calcoli che ti aspetteresti.

Non numerano in modo progressivo i documenti, tieni traccia tu.

Non controllano se il dato che stai inserendo è valido, se non va bene ti avvertono alla fine quando ti sembra di aver finito tutto… è qui scappano le parolacce.

Infine, la rappresentazione grafica della fattura XML, che ti servirà sempre utilizzare per capire cosa stai mandando prima di inviare, è piuttosto brutta e dispersiva.

In sostanza, se il tuo mestiere non è passare il tempo a fare le fatture e non vuoi complicare la vita al tuo commercialista, meglio scegliere qualcosa d’altro.

Come accedo ai servizi gratuiti?

Se vuoi dare un’occhiata a questi servizi puoi passare di qui:

Agenzia delle Entrate: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Camere di Commercio: https://fatturaelettronica.infocamere.it/fpmi/selectLogin

Tieni presente però che per accedere a questi siti servono login e password che non si ottengono al volo. Proprio perché si tratta di siti della pubblica amministrazione, dove puoi trovare informazioni riservate che ti riguardano, per accedere serve un livello di autenticazione alto.

Il modo più moderno e rapido per accedere ai siti della pubblica amministrazione è quello di dotarsi di un codice SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale). L’Agenzia delle Entrate sta addirittura pensando di renderlo l’unico metodo di accesso dal 2019.

E’ un codice univoco che una volta ottenuto ti permette di accedere a tutti i siti della Pubblica Amministrazione senza doverti registrare. Per ottenere un codice SPID puoi andare ad esempio presso un ufficio postale.

Qui maggiori dettagli: https://www.spid.gov.it/richiedi-spid.

Dove mando la fattura elettronica?

Per consegnare la fattura al tuo cliente, devi sapere dove mandarla perché ovviamente anche il recapito è elettronico. Devi chiedere quindi al tuo cliente qual è il suo recapito per la fattura elettronica. Le possibilità sono soltanto due e sono alternative tra loro:

  1. Un indirizzo di posta elettronica certificata (pec)
  2. Un codice alfanumerico di 7 caratteri (es: SUBM70N per Zucchetti) che rappresenta un canale accreditato (più avanti ti spiego meglio cos’è).

Se non riesci a reperire il tuo cliente, hai la possibilità di andare sul sito IniPec (https://www.inipec.gov.it/cerca-pec) e cercare l’indirizzo pec pubblico del tuo cliente utilizzando la sua partita iva o il suo codice fiscale.

Devo firmare la fattura elettronica?

Prima complicazione. Le fatture B2B potrebbero partire senza firma digitale. Le fatture verso la pubblica amministrazione devono essere invece firmate obbligatoriamente.

Detto questo, la legge, stabilisce che la fattura deve avere tre requisiti importanti:

  • “Autenticità dell’origine”
  • “Integrità del documento”
  • “Leggibilità nel tempo”

In pratica, certezza di chi l’ha emessa, certezza del fatto che non sia stata manomessa, certezza che si possibile leggerla anche a distanza di anni.

Il modo più semplice di procedere è quello di usare la “firma digitale”. In caso contrario, se necessario, dovrai “dimostrare con altri mezzi” che la fattura l’hai emessa tu e che no è stata compromessa. Il tranello è che gli “altri mezzi” sono tutti metodi più complessi (ad. esempio un “adeguato controllo di gestione”) quindi il mio consiglio è di usare la firma senza dubbio.

Per firmare digitalmente un documento, devi avere un “dispositivo di firma digitale”.

Per fare una firma digitale serve quindi una smart card o ancora meglio una apposita chiavetta usb (business key). Esistono anche dispostivi di firma remoti che non comportano l’uso smart card o chiavette ma che necessitano ovviamente di una connessione Internet.

Una volta che avrai firmato il file con il software legato al dispositivo di firma, il file assumerà un nuovo nome che non finirà più con “.xml” ma finirà con “.p7m”, l’estensione che indica appunto che il file è un file “firmato”.

I dispositivi di firma possono essere rilasciati solo da società autorizzate allo stato.

Queste società sono definite Certification Authority (C.A.) e sono circa una ventina tra le quali la Zucchetti SpA. Qui l’elenco completo: http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/prestatori-attivi.

Puoi acquistare per qualche decina euro uno di questi dispositivi di firma presso la camera di commercio o presso i rivenditori autorizzati dalle (C.A.). I rivenditori sono tantissimi e li trovi anche on line. (Anche noi possiamo fornire dispositivi di firma, quindi se vuoi il nostro supporto puoi scrivere a [email protected] altrimenti puoi anche acquistare da solo sul sito http://www.zucchettistore.it/zstore/cms/firma-digitale-acquista.html.

In ogni caso, chi ti rilascia un dispositivo di firma deve essere un “Incaricato alla Registrazione” (IR) che è tenuto a riconoscerti e quindi a “certificare” che “tu sei davvero tu”, verificando i tuoi documenti di identità prima di rilasciarti il dispositivo.

Come invio una Fattura Elettronica?

Qui viene il bello… Come dicevamo prima l’Agenzia delle Entrate (che da qui in poi chiamerò AdE) vuole le fatture prima di tutti gli altri. Quindi tu non manderai più la fattura al tuo cliente, bensì all’AdE, più precisamente alla piattaforma informatica dell’Ade che prende il nome di “Sistema Di Interscambio” (in gergo SDI).

SDI è una sorta di postino che prende la tua fattura, verifica che sia corretta, ne fa una copia che consegna all’AdE e poi la recapita al “recapito elettronico” del tuo cliente.

Per dare la fattura elettronica al postino SDI hai tre diverse possibilità.

La prima possibilità è quella di scrivere una mail con una casella di Posta Elettronica Certificata (pec) all’indirizzo pec messo a disposizione dall’agenzia, [email protected], allegando il file p7m della tua fattura. Per fare questo devi avere un indirizzo pec.

Sei titolare di partita iva quindi, salvo rarissimi casi, la pec ce l’hai già perché è obbligatoria. Potrebbe essere però che la controlla per te il tuo commercialista.

In ogni caso, qualora anche giunto alla fine dell’articolo tu intendessi usare la pec per inviare e/o ricevere le fatture, ti consiglio di usare un indirizzo diverso da quello che hai già e che è usato per atre comunicazioni con le istituzioni, per non fare confusione.

N.B. ti sconsiglio “vivamente” di scegliere questa strada per inviare le fatture perché è la più ostica e quella che metterebbe più in difficoltà anche il tuo commercialista.

Il secondo metodo per consegnare le fatture al postino SDI, è quello di accedere al portale creato dall’agenzia, che è lo stesso dal quale puoi fare la fattura: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/.

Se hai fatto la fattura con il sistema della agenzia, quando sei arrivato alla fine, puoi prendere un caffè, e poi puoi inviare direttamente la fattura dal portale a SDI. Se hai prodotto la fattura elettronica con strumenti diversi, puoi usare il portale per caricare il file ed inviarlo a SDI.

In entrambi i casi, il portale ti permette anche di apporre un “sigillo” al file fattura: è una specie di firma che sostituisce la firma digitale di cui ti ho parlato prima, ma che non è idoneo alla produzione di fatture alla Pubblica Amministrazione.

Il terzo metodo per consegnare le fatture al postino SDI è attraverso un canale accreditato dall’Agenzia. Questo non te lo spiego nel dettaglio perché sarebbe una inutile complicazione. Mi limito a dirti che è il metodo più avanzato di scambio dati con il postino SDI e che ti permette di non avere nessuna delle complicazioni sopra esposte. Questo metodo però non è accessibile direttamente dalla piccola impresa, è quello che permette ai produttori di software professionali di fornire servizi avanzati e totalmente automatizzati ai propri clienti.

Se la fattura la faccio ad un privato?

In questo caso puoi omettere il “recapito elettronico” ma è obbligatorio indicare il codice fiscale del cliente. La legge attuale ti impone di stampare la fattura e consegnare al tuo cliente privato la copia cartacea della fattura ma devi comunque consegnare contestualmente la fattura elettronica al postino SDI.

Se la fattura la faccio ad un soggetto estero, non residente in Italia?

In questo caso non devi fare fattura elettronica ma normale. Ovviamente, qualsiasi strumento professionale in grado di produrre una fattura elettronica è in grado di produrre una fattura normale.

Potrai inviarla comunque anche a SDI per semplificare il tuo modo di lavorare e ridurre gli adempimenti.

Quando devo inviarla?

Subito! La legge prevede che la fattura debba essere inviata entro le 24 del giorno di emissione. Il primo luglio hanno chiarito che “è tollerato un minimo ritardo” ma non deve compromettere la liquidazione. Quindi se si manda ad esempio entro un paio di giorni, purché si provveda a considerarla nell’liquidazione iva del periodo corretto, non ci saranno problemi.

E per riceverle?

Fino a qui abbiamo parlato di come si produce, si firma e si invia una fattura elettronica.

Ovviamente però, oltre ad inviare fatture le dovrai anche ricevere.

Rispetto a quanto scritto sopra, potrei dirti che è sufficiente che tu ti metta nei panni del tuo cliente, ma sarebbe troppo semplice.

Se stai collaborando con il tuo commercialista, probabilmente ti ha messo nelle condizioni di usare uno strumento professionale di gestione delle fatture e quindi hai un recapito telematico, questo ti semplifica molto la vita perché avrai una applicazione con la quale potrai emettere e leggere le tue fatture attive e passive.

Se non hai un canale accreditato le fatture ti arriveranno via pec e dovrai metterti nelle condizioni di poterle aprire (se sono file firmati ti occorrerà un apposito programma gratuito) e visualizzare (ti occorrerà un altro apposito programma gratuito). Non è facile, quindi il metodo più veloce potrebbe essere quello di passare per il sito della agenzia ed andare a vedere le fatture da lì.

Le fatture che ti arrivano da soggetti esteri, continueranno invece ad arrivarti come oggi al di fuori del circuito della fattura elettronica.

Il canale accreditato e Digital Hub

Per avere un canale accreditato occorre creare una piattaforma informatica che sia in grado di scambiare dati in modo massivo con il postino SDI. Una volta realizzata deve essere testata ed appunto “accreditata” dall’Ade. Il servizio realizzato dal nostro gruppo che opera attraverso il nostro canale accreditato si chiama Digital Hub.

Per semplicità puoi immaginare il canale accreditato come una enorme cassetta postale attraverso la quale puoi inviare e ricevere le fatture senza alcuna delle complicazioni che ti ho spiegato sopra.

Ai tuoi occhi, un canale accreditato non è altro che un codice di 7 caratteri alfanumerici ed è alternativo ad un indirizzo pec.

Tu dovrai conoscere quello dei tuoi clienti per recapitare a loro le fatture nel loro canale.

Se sceglierai di usare strumenti avanzati, anche tu avrai un codice di canale che ti verrà comunicato dal tuo partner tecnologico o dal tuo commercialista e che dovrai comunicare ai tuoi fornitori per farti inviare le fatture nel tuo canale.

Ad esempio tutti gli utenti dei servizi del gruppo Zucchetti useranno Digital Hub e quindi comunicheranno ai propri fornitori il codice di recapito delle fatture elettroniche SUBM70N.

Come si usa un canale accreditato?

Per permettere alle imprese di usare queste enormi cassette postali, le software house hanno realizzato sistemi più o meno avanzati che permettono di inviare e ricevere le fatture in modo del tutto automatizzato.

Il nostro gruppo ad esempio, per le piccole imprese come la tua, ha realizzato un’applicazione, che puoi usare dove vuoi, sul telefono sul tablet o sul computer, e che ti permette di:

  • fare la fattura nel modo più semplice che tu possa immaginare (una volta inserita, tutto il resto lo fa da solo);
  • visualizzare le fatture che ti mandano i tuoi fornitori, confermarle o rifiutarle se sbagliate;
  • permettere al tuo commercialista di accedere ai tuoi dati per aiutarti all’occorrenza.

Ma quando parte la fattura elettronica tra imprese private?

Come saprai la fattura elettronica è già obbligatoria se il tuo cliente è una pubblica amministrazione.

L’obbligo di fatturazione tra “privati” operatori economici non p.a. invece con due date diverse:

Dal 1 luglio 2018:

  • Se vendi “carburanti”;
  • Se dovrai emettere fattura ad un’impresa che ti ha subappaltato lavori per una pubblica amministrazione (es: devi tinteggiare i locali di un comune per conto di un’altra società che ha preso l’appalto).

Dal 1 gennaio 2019 per tutti.

Se invece sei un contribuente minimo o forfettario, per ora non sei obbligato ad emettere fattura elettronica.

Tu e il tuo commercialista

Bene, ho cercato di spiegarti un po’ come funziona la fattura elettronica e le possibili sfaccettature che possono complicare o rendere il tuo lavoro di fatturazione molto semplice (direi quasi divertente), ma prima di fare qualsiasi scelta è opportuno che ti confronti con il tuo commercialista.

Visto che conosco bene il suo mestiere, colgo l’occasione per spezzare una lancia a suo favore.

Il tuo commercialista svolge per te un vero “lavoraccio”. Non te ne rendi realmente conto, perché normalmente non è un bravo comunicatore e non sempre ti spiega quanto incasinato sia il suo mestiere. A testa bassa pone rimedio agli innumerevoli adempimenti che si inventano all’Agenzia delle Entrate e non ha quasi mai il tempo di fare le altre cose che gli piacerebbe condividere con te. Peraltro, in termini di resa oraria, sul lavoro di contabilità, quasi sicuramente guadagna meno di quanto guadagni tu facendo il tuo lavoro. E ne sono praticamente certo, perché faccio questi conti di mestiere.

Te lo dico perché la fattura elettronica semplificherà molto di più il tuo lavoro di emissione rispetto al suo lavoro di contabilizzazione. Anzi, se non sceglierete strade comuni che vi permettano di collaborare, anche se a te può sembrare strano, il lavoro del tuo commercialista si potrebbe addirittura molto complicare.

Confrontandoti con lui, dovresti quindi trovare la soluzione migliore per te in relazione alle tue reali esigenze. Questo vi potrà permettere di collaborare meglio di prima e sarà l’occasione per vivere in modo nuovo e con rinnovata soddisfazione il vostro rapporto di lavoro.

Infine, se sei proprio così lontano dall’informatica che non credi di poter affrontare la fatturazione elettronica, nemmeno con l’app più semplice del mondo, chiedi al tuo commercialista cosa può fare per te, in più, rispetto a quanto (poveretto) già non faccia oggi ;).

Vedrai che non ti abbandonerà.

Buon lavoro!

Responsabile Commerciale/ Direttore Rete Vendita presso Apogeo srl
e Consigliere di amministrazione presso Magister Saga Srl

By | 2018-09-26T18:05:08+00:00 settembre 2018|

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