Fatturazione elettronica tra perplessità e speranze

 di Mario Gambazza

Cosa bolle in pentola.

Si sta tutti ancora un po’ abbottonati perché nell’incertezza si rischia di dire cavolate. Beh, correrò questo rischio.

Per i professionisti, il periodo in cui si è costretti a pensare a queste cose è davvero inopportuno (con l’Iva abbiamo iniziato i fiscali 2018) ma vale la pena di riflettere occupando qualche ora a fare strategia per il prossimo futuro.

Il sistema della fatturazione elettronica, tra insidie e tecnicismi da governare, riserva grandi opportunità.

 

 

Nell’affermare questo, non posso che immaginare il sistema a regime e fare riferimento alle soluzioni avanzate che permettono di prendere il toro per le corna senza farsi infilzare, come quelle realizzate dal nostro gruppo (digital hub) per la quale cercherò di limitare riferimenti ed eccitazione.

Se invece si sottovaluta la portata dell’impatto che genererà, il rischio di non reggere l’urto è molto alto.

In generale rivolgo un accorato invito a professionisti e imprese: se si vuole “saltarci fuori” occorre pensare da subito a sistemi adeguati, completi e collaudati. E non è una bùtade commerciale per tirare l’acqua al mulino, ma una considerazione sincera e matura, frutto di mesi di confronti e riflessioni.

La domanda è: “E’ possibile assolvere l’obbligo della fattura elettronica con gli strumenti del ministero? Risposta: “sì”.

L’altra è: “E’ percorribile realmente?”. Risposta “No!” (e menomale, N.d.R.)

La scelta di strumenti avanzati ed integrati, contro soluzioni che “non chiudono il cerchio”, farà la differenza tra serenità e delirio. Passare per generazione di xml, validazioni file, firme digitali, upload di file, controllo pec, accettazioni, rifiuti, ecc., sarebbe un lavoro abominevole per l’impresa e per il professionista.

Chi fa il nostro mestiere di “creare soluzioni”, e lo fa bene, sta già facendo le notti insonni, per permettere ai professionisti ed alle imprese di evitarle.

Con un sistema il cui concetto si riduce al motto “One Click” (ormai fattosi per noi motto aziendale), le imprese e i professionisti potranno, e quindi dovrebbero, cavalcare prima possibile l’onda della fatturazione e prepararsi prima di dover gestire l’obbligo normativo.

Facciamo un po’ di luce su zone d’ombra.

Premessa: il treno b2b arriva. Per l’impresa, con una soluzione semplice ed avanzata, produrre e mandare (o accettare) una fattura sarà più facile che postare su Facebook. Per quelle imprese che non ce la potranno fare nemmeno con strumenti for dummies, ci sarà il professionista ad aiutarli. E sarà costretto a farlo. A breve.

L’obbligo normativo sarà infatti preceduto da necessità di carattere commerciale. Diverse piccole imprese con grandi clienti, riceveranno richieste di emissione di fattura elettronica; non vorranno perdere il grande cliente e quindi chiederanno aiuto al professionista. Il professionista non vorrà perdere il proprio cliente, quindi dovrà stare molto attento e resistere alla tentazione di dirgli “arrangiati”, perché il rischio che si faccia aiutare da qualcun altro è altissimo.

Dai numerosi confronti avuti con professionisti anche molto affermati, ho colto una enorme sottovalutazione del tempo necessario ad assistere i clienti su questo fronte.

L’inserimento dei dati ai fini della fatturazione è infatti sensibilmente diverso rispetto alla rilevazione dei dati ai fini contabili. L’unità di tempo da considerare passa dal minuto al quarto d’ora. Visto che il tempo è l’unica vera materia prima dello studio, controllare come questa viene assorbita diventerà ancor più importante di quanto non sia stato sino ad oggi.

Il rischio di sbagliare i preventivi è considerevole. Quindi l’argomento è da sviscerare con urgenza.

L’incubo…

Alla base di tutto il sistema c’è un file xml (eXtensible Murkup Language). Un parolone, ormai noto ai più, che definisce una particolare struttura di un banale file di testo, in cui sono scritte centinaia di informazioni diverse, racchiuse tra “marcatori” che fanno capire (più o meno) cosa siano quei dati. Sembra facile, ma un file xml non è di semplice lettura per un non addetto ai lavori. Per questo Assosoftware ha sviluppato un visualizzatore standard per rendere facile la visualizzazione del file fattura, esattamente come avviene per i siti internet e i più conosciuti file pdf.

I file fattura xml, generata con il proprio software gestionale, deve essere firmato con firma digitale, quindi inviato al Sistema Di Interscambio dell’agenzia delle entrate. Questo avviene mediante diverse modalità alternative (pec, upload sul sito del ministero ed altri canali massivi di fatto riservati agli addetti ai lavori).

Il metodo pec, è apparentemente il più amichevole. Tuttavia pensare di gestire via pec questi flussi, è come pensare di dover montare tutti i giorni, per tutto l’anno, un armadio Ikea senza un avvitatore elettrico.

Il file fattura, così inviato (o ricevuto), deve essere valutato e, se del caso, rifiutato. Ma non si farà con una telefonata. Si dovrà gestire il flusso dati, in quanto le informazioni sono già in possesso dell’agenzia che, dopo 15 giorni in assenza di contestazioni, considera avvenuta la transazione.

Alla fine del processo poi, i professionisti davvero non conserveranno le fatture lasciando che l’obbligo si intenda assolto dall’Agenzia e che i documenti eventualmente opponibili siano solo in mano ad essa?

Se rimane un minimo dubbio, si provvederà alla conservazione digitale in proprio.

La Speranza

I commercialisti sono abbastanza pronti al sacrificio perché sperano che poi potranno trarre enorme beneficio dalla importazione dei dati. Vero… ma approfondiamo.

Prima di tutto per ottenere i vantaggi sperati serve che il contenuto della fattura venga elaborato secondo un tracciato xml “arricchito” dei dati necessari ad automatizzare la contabilizzazione. Un progetto al quale, delle centinaia di sofwarehouse italiane, hanno già aderito solo una trentina. Sono invero tutte le realtà più grandi, quindi la gran parte del mercato è già coperta, ma manca una serie di piccoli attori che, ritardando, potrebbero “inceppare” il meccanismo.

Secondo aspetto: se si è tentati di pensare che il contributo di una persona qualificata possa sparire o solo ridursi, si prende il primo grande abbaglio. L’operatore di studio si troverà infatti a contabilizzare documenti che saranno di fatto strutturalmente tutti uguali. L’uniformazione del modello da un lato semplifica, dall’altro toglie “biodiversità” ai documenti. Il cervello dovrà sforzarsi di più, perché non potrà rifarsi a meccanismi consolidati di esperienza nel riconoscimento ottico (nel senso visivo del termine) dei documenti. Questo comporterà una necessaria rieducazione del personale.

Altro aspetto insidioso: con personale meno preparato, gli errori potrebbero addirittura aumentare. Il rischio di errore si trasferirà dall’imputazione, alla “codifica” degli elementi in gioco nelle importazioni. Con il rischio di amplificare l’effetto. Tanto più si lavorerà in modo massivo, tanto più gli errori si potranno ripetere in modo più propagato. Personale attivo e sul pezzo, farà la differenza. Per questo occorre investire in formazione prima che sia tardi.

Molti professionisti temono che un calo di complessità possa far calare la percezione di utilità del professionista e quindi il reddito. Beh. Mi verrebbe da dire: “state sereni”, anche se ormai questa locuzione non si può più usare se non con accezione contraria.

  1. La complessità non calerà realmente, almeno non da subito, prova ne siano le ultime indicazioni in merito alla detraibilità iva.
  2. La sindrome commercialista = costo necessario non si genererà per questo, è già in atto. La posizione di valore del professionista nelle piccole imprese deve già essere riconquistata.
  3. Il maggiore impegno che potrà essere profuso nei servizi contabili (intesi in una interpretazione più ampia di quanto non sia oggi possibile adottare per lo studio, per problemi di tempo e complessità), poterà enorme beneficio alle imprese.

La Fatturazione Elettronica è una grande opportunità per riorganizzarsi, offrire realmente servizi innovativi e vivere l’impresa come mai prima d’ora. Un metodo di lavoro alla portata di tutti i professionisti e particolarmente apprezzato dalle imprese…

Per chi sarà curioso, su questo fronte nell’ambito del progetto @valorestudiozucchetti sono organizzati una serie di eventi durante i quali illustreremo le strategie messe in atto nei percorsi di consulenza strategica agli studi.

Il Sogno

Quando accendete la luce la sera a casa, vi chiedete come sia organizzata la centrale elettrica che la porta da voi? No. Eppure l’enorme complessità che sta dietro ad un servizio che oggi sembra tanto scontato, esiste.

Pensate ad un mondo ideale, in cui i dati, giorno per giorno, arrivano nelle vostre procedure e nella maggior parte dei casi, con sistemi raffinati di invi, ricezione, notifica, importazione, diagnosi e suggerimento si contabilizzano da sole (o quasi).

Il sistema (digital hub) che Zucchetti ha preparato ed è condiviso da tutte le imprese del proprio gruppo, è un ambiente talmente avanzato di gestione della relazione professionista / impresa / agenzia delle entrate, che, a regime, i tempi di elaborazione saranno incredibilmente ridotti.

Professionista ed impresa coesistono in un unico grande ecosistema dove le complicazioni tecniche sono gestite per conto vostro, da un complessa organizzazione, impercettibile, dietro le quinte.

Il risveglio

Ok, noi abbiamo costruito un parco dei divertimenti, dove tutto sarà più facile, rilassante e divertente. Ma poi?

La partita del commercialista però inizia qui. Cosa farà dopo? Come è possibile rigenerare un rapporto a valore con la piccola e piccolissima impresa? Come si muoverà sul mercato? Che bisogni dovrà intercettare?

Vi lasciamo con queste riflessioni e speriamo un pizzico di curiosità.

Per fare un parallelo gastronomico, non ci siamo limitati a mettere sul tavolo buoni ingredienti di qualità, abbiamo preparato con cura e dedizione nuove ricette nel solco della tradizione, alcune buone per tutti i giorni, altre per gli ospiti nei giorni di festa, che vi invitiamo ad assaggiare, con i nostri consulenti.

Responsabile Commerciale/ Direttore Rete Vendita presso Apogeo srl
e Consigliere di amministrazione presso Magister Saga Srl

By | 2018-04-16T10:35:47+00:00 febbraio 2018|

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