Il controllo della produttività

di Lorenzo Losi

Se avessi parlato a mio nonno, uno dei primi commercialisti a Piacenza, di controllo di gestione per il suo studio, mi avrebbe probabilmente tirato dietro una ciabatta…

In tutta onestà, non credo sia vero…

Lo prendo, a suo discapito, come stereotipo del commercialista di una volta, per parlare della fine di un’epoca: quella dei cesti di natale e quella in cui la redditività era una conseguenza del lavorare bene.

Oggi ahimé (e me lo raccontate voi professionisti) non sono spariti soltanto i cesti di natale, ma anche buona parte delle gratificazioni professionali, delle vacanze estive e delle soddisfazioni economiche.

C’è stata un’evoluzione significativa da allora, che non vi ha risparmiato da nessun fronte. Il connubio tra clienti più esigenti, maggiore concorrenza e i sempre più adempimenti vi ha messo a dura prova e solo alcuni studi hanno imparato a ballare nella pioggia.

Questa elite (per numero, non per difficoltà nell’entrare a farne parte) ha avuto il coraggio e l’intuizione di fermarsi un attimo, valutare la situazione e capire che la chiave per farcela è una conoscenza più accurata della propria gestione.

 

La scorsa settimana me lo avete  domandato più volte e quindi oggi voglio approfondire cosa sia necessario considerare per fare un preventivo corretto al cliente. Questo ragionamento vale per qualunque tipo di studio professionale, quindi cercate di calarlo nella vostra realtà.

Visto dalla lente della valorizzazione economica ci sono 2 modi per valorizzare le prestazioni:

  1. ad ore, dove lo studio addebita al cliente secondo una tariffa oraria.
  2. a forfait, dove il professionista concorda con il cliente una valorizzazione a preventivo per la prestazione o per le diverse “parti” che compongono la prestazione.

Il primo caso è ormai, nella sua applicazione perfetta (conteggiando e valorizzando tutte le ore!), in via d’estinzione perché i clienti vogliono un’idea precisa di quanto andranno a spendere. Quando il professionista si trova nelle condizioni di lavorare in questa modalità, il criterio di valorizzazione è semplice poiché può applicare un mark-up sul costo pieno dell’ora e la commessa avrà una corrispondenza perfetta tra la produttività attesa e la produttività reale.

Tante altre commesse busseranno alla porta accompagnate da un cliente che vuole a tutti i costi avere un’idea precisa di quello che andrà a spendere. Queste sono le prestazioni a forfait, quelle per cui ci tocca sbilanciarci sull’aspetto economico prima di sapere con certezza quali saranno i costi di completamento della commessa. In questa logica di lavoro, produttività attesa e produttività reale possono variare in modo molto significativo. Purtroppo però, oggi gli studi professionali lavorano prevalentemente secondo questa modalità, non tanto per scelta, ma perché è il mercato ad imporcelo.

Quindi: come affrontare l’eterno dilemma del preventivo?

Il criterio di valorizzazione di questo tipo di prestazioni è tutto tranne che semplice.

Partiamo dal presupposto che un buon preventivo deve soddisfare 2 condizioni:

  • Essere economicamente vantaggioso per lo studio;
  • Essere in grado di “portare a casa” il cliente, se no avete solo perso del tempo.

 

Fare un preventivo corretto si fonda sulla capacità di stimare quale sarà l’impegno per lo studio in termini di risorse erogabili e più precisamente quante ore saranno necessarie per portare a termine la commessa. La sommatoria del costo delle ore stimate (l’ora del dipendente costerà meno dell’ora del professionista) ci dirà il costo stimato della commessa.

Normalmente, la stima è perfetta, decidete un ricarico ragionevole sulle queste ore, fate il preventivo, il cliente accetta entusiasta e poi vi svegliate.

Una volta tornati alla scrivania, delusi dal sogno infranto, vi chiedete: “cos’altro devo considerare?”

Almeno 2 cose ovvero quanto il mercato valorizzi prestazioni similari e quanto il cliente sia disponibile a pagare.

Questi due aspetti sono prevalentemente esogeni, cioè determinati in modo importante da fattori che non possiamo influenzare. Li controlliamo soltanto in termini di quanto abbiamo differenziato l’offerta per smarcarci dalla concorrenza e di quanto siamo stati commercialmente capaci di consolidare nella testa del cliente il beneficio percepito della nostra soluzione. In ogni caso, questi due fattori vi daranno una costrizione importante sulla richiesta economica che potrete avanzare.

Mettendo a sistema questi 3 elementi (costo, disponibilità del cliente e prezzo di mercato) otterrete una forchetta ragionevole in cui incastrare il vostro preventivo. Bravi.

Vi voglio fornire degli spunti di riflessione che, magari, avremo il piacere di approfondire.

Su cosa potete lavorare per massimizzare la vostra posizione competitiva e la capacità della vostra attività di generare reddito e utile?

Andiamo con ordine:

1) Costi della commessa.

Ottimizzare i costi della commessa significa ragionare sull’efficienza. A parità di livello qualitativo, meno ore serviranno per portare a termine la commessa (o meno queste ore vi costeranno) più sarete competitivi. Questo significa potervi proporre sul mercato a prezzi più concorrenziali senza sacrificare l’utile generato dalle commesse, oppure guadagnare di più a fronte dello stesso prezzo.

Da innovatori quali siamo, possiamo dirvi che se avete fatto un investimento nell’efficienza della struttura, vi meritate il vantaggio competitivo. Non lavorare sull’efficienza significa che prima o poi arriveremo ad avere dei costi insostenibili (troppe ore necessarie rispetto ad uno studio efficiente) e il mercato ci scremerà.

2) Saturazione

Una bassa saturazione della struttura è allo stesso tempo un grosso peso in termini di costi e una leva competitiva importantissima che ci possiamo giocare nel breve periodo. Infatti avere delle ore non sature significa avere ore che vengono pagate, ma vendute a 0€. Portare a casa clienti o commesse che ci saturino la struttura vuol dire gestire lavoro incrementale a parità di ore, cioè portare a casa fatturato senza aumentare i costi, che significa che tutto il fatturato incrementale sarà, in realtà, utile.

La Saturazione dovrebbe essere un criterio principe nell’accettazione di commesse con redditività inferiori dell’aspettativa del professionista, ma viene spesso ignorato per “orgoglio” o per incapacità di intercettare e quantificare le ore non sature.

3) Capacità commerciali

Uno studio in grado di comunicare in modo commercialmente efficace con i clienti riuscirà a far percepire il valore aggiunto del lavoro svolto, che permetterà di limitare l’importanza del prezzo in favore del beneficio, allontanando la necessità di dover rispettare in modo pressante le costrizioni imposte dal mercato.

Allo stesso fine, lo studio dovrebbe sviluppare competenze e offerte che siano più accattivanti per i clienti. Pensiamo oggi al controllo di gestione, il rapporto banca impresa, la finanza agevolata, il welfare, la Privacy…

4) Il controllo di gestione

A cosa vi serve il controllo di gestione? A capire dove potete migliorare. A capire se state facendo i preventivi corretti. A capire se c’è coerenza tra quelle che vi sareste aspettati essere le ore erogabili (base del preventivo) e quello che succederà nella realtà. Il delta vi deve parlare. Se non state nei tempi, dovete capire il perché.

Responsabilità vostra o responsabilità del cliente impegnativo? Come potreste fare a migliorare la produttività sui clienti? Potete usare il dato che emerge dal timesheet come base per un processo di miglioramento ciclico delle performance?

 

Non voglio dilungarmi troppo, ma spero di avervi dato alcuni spunti di riflessione. Se mi sono dimenticato qualcosa, vi prego di integrare con le vostre opinioni!

Consulente di Valore Studio Zucchetti, esperto in organizzazione e sistemi di controllo presso le aziende e gli studi professionali.

By | 2018-04-10T12:33:40+00:00 novembre 2017|

One Comment

  1. Paolo Feis 21 novembre 2017 at 16:58 - Reply

    Sicuramente negli ultimi anni abbiamo assistito ad una evoluzione disordinata e comunque disorganica della professione del Commercialista. Senza entrare nelle dinamiche di redditività dello Studio posso dire che la mia sensazione è che la struttura del singolo professionista è da considerarsi obsoleta rispetto ad una visione di Studio moderno efficiente ma soprattutto altamente profesionalizzato … altrimenti rischiamo di rincorrere solo l’efficienza della struttura creando dei cloni dei centri di servizio delle Associazioni di categoria….. noi Commercialisti invece dobbiamo riappropriarci del nostro ruolo di consulenti d’impresa, avendo l’umiltà di formarci alle nuove esigenze delle imprese.moderne….. Buon Lavoro a Tutti

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