Pianificare il lavoro prima delle ferie

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Pianificare il lavoro prima delle ferie

di Roberto Boerci

 

Prima dei controlli, pianificare gli obiettivi.

Nel precedente post “Commercialisti: controlli di metà anno” abbiamo visto come sia importante per i commercialisti cambiare mentalità e strategia e quali siano le metamorfosi da attuare per restare sul mercato e come Valore Studio sia lo strumento software studiato per chi decide di intraprendere nuovi progetti di trasformazione dello studio del commercialista.

Si sottolineava la necessità di permettersi di distogliere lo sguardo dal calendario normativo per controllare i lavori svolti e verificare il raggiungimento degli obiettivi pianificati.

L’autunno del commercialista

Siamo a metà luglio, le ferie sono vicine, ci si può fermare qui?

No.

Nell’ottica di stabilire gli obiettivi organizzativi per il lavoro post ferie e distribuire ai collaboratori gli incarichi, lasciare il meno possibile al caso (e agli errori) i lavori legati agli adempimenti in scadenza sono diversi gli approcci a cui dobbiamo pensare.

Sono ormai lontani (e rimpianti, per chi c’era!) i tempi in cui il 31 maggio era la data di chiusura dei lavori e il dopo era, più o meno, routine quotidiana.

Oggi occorre anticipare gli eventi, procedere alla loro pianificazione, organizzare le risorse con sufficiente anticipo.

Pianificare ovvero diventiamo gli artefici del nostro tempo!

Poniamo la sguardo avanti

Versare gli acconti

Gli ultimi mesi dell’anno, sono periodo di lavoro per la presenza di diverse scadenze, facciamo cenno al versamento degli acconti delle imposte dirette e di quelle indirette per le quali si tratta di fare in qualche caso delle valutazioni relativamente agli importi da versare onde evitare, ma senza rischi, pagamenti inopportuni.

Versare il saldo delle imposte comunali

E anche il calcolo del saldo delle imposte dell’anno sugli immobili, IMU e TASI, per le quali non si capisce bene perché sia lo studio del commercialista a provvedere a quell’assurdo calcolo che dipende da documenti prodotti nel modo più fantasioso dai comuni italiani.

Ma si sa gli studi dei commercialisti forniscono servizi efficienti e le amministrazioni finanziarie non lesinano ad approfittarne.

Il calcolo del saldo è possibile solo dopo aver visionato le diverse delibere dei comuni interessati al nostro archivio, aggiornato e controllato la tabella delle aliquote per ciascuna tipologia di immobile coinvolto nel calcolo, tipologia che può cambiare da comune a comune, sono tutte cose che conosciamo, che sappiamo che negli anni la situazione invece che migliorare è peggiorata, ma …

Una buona procedura interna di pianificazione e organizzazione del lavoro mediante assegnazione di compiti e sinergie tra gli operatori ha probabilmente permesso nel tempo di affinare queste procedure e di ritenere che il lavoro venga fatto ne migliore dei modi.

Quali sono le criticità?

  • Aggiornare i dati degli immobili dei clienti, ne deriva l’approntare di una modalità di comunicazione che consente il recupero dal cliente delle variazioni intervenute sulla sua posizione immobiliare, per poi procedere all’aggiornamento del dato.
  • Aggiornare la base di calcolo dell’IMU e della TASI mediante il recupero delle informazioni dal ‘file ufficioso’ che viene distribuito dalle software house che contiene i dati aggiornati delle delibere.
  • Conciliare il contenuto dell’archivio immobili con il contenuto dell’archivio delle aliquote comunali: significa che il calcolo sarà corretto solo se le informazioni contenute nei due archivi sono ‘compatibili’ vale a dire che non si sia in presenza di casistiche particolari non intercettabili con i già tanti automatismi previsti dal software (abbiamo detto della fantasia dei comuni!).

Si tratta quindi di organizzare un lavoro di scambio di informazioni con la clientela e di aggiornamento dei dati in archivio.

Il tutto può essere organizzato con la predisposizione di circolari e di check list (per approfondimenti vedi il post ‘Come prepararsi alla campagna fiscale: check list dello studio in cui puoi trovare utili suggerimenti su come predisporre check list operative)

Presentare le dichiarazioni

Prima delle ferie lo studio del commercialista è arrivato alla definizione delle imposte dei propri clienti ed è verosimile che abbia anche provveduto alla chiusura delle relative dichiarazioni. Non solo, abbia anche controllato la correttezza della compilazione al punto da ritenere che a settembre, entro la fine di settembre, sia tutto pronto per l’invio, augurandosi che, come a volte capita, non ci siano cambiamenti di carte in tavola da parte dell’Agenzia che comporti il ritorno sul lavoro ritenuto già concluso. Nel caso più semplice pensiamo a quelle situazioni di ‘errore telematico’ per il quale si attendeva la correzione del controllo.

Poi c’è sempre il cliente ritardatario …

Ma se siamo bravi a monitorare gli stati di avanzamento lavori (vedi sempre il post ‘Commercialisti: controlli di metà anno’) saremo in grado di intercettare per tempo la situazione e anticipare la scocciatura dell’ultimo momento.

Quindi, se intelligentemente organizzato prima, l’invio delle dichiarazioni, seppur inserito nel periodo post ferie, non deve costituire una preoccupazione, per lo studio del commercialista efficiente, la data del 30 settembre 2017, data di scadenza dell’invio telematico delle dichiarazioni.

Un’ombra incombe

Quest’anno, a settembre, c’è una novità, diciamo meglio una novità e mezza.

A metà mese scade la presentazione del file telematico del secondo trimestre delle liquidazioni periodiche dell’IVA. Abbiamo già avuto modo di conoscere questo adempimento il 31 di maggio (con la grazia di una proroga), pertanto lo possiamo considerare un adempimento ‘conosciuto’ in buona parte delle sue sfumature.

Rappresenta comunque un adempimento nuovo rispetto agli anni più recenti e che si aggiunge agli altri già presenti.

E la criticità principale è stata quella di capire come doveva avvenire l’invio in base alle nuove modalità di invio imposte dall’amministrazione soprattutto nei tempi così stretti imposti.

Questa è la mezza novità.

La novità (intera) è l’altra comunicazione, quella delle fatture emesse e ricevute, che scade, come la comunicazione delle liquidazioni trimestrali, il 18 settembre 2017 e riguarda i documenti fatture del primo semestre.

Perché è un’ombra che incombe?

I tempi sono strettissimi e il mese di agosto è, appunto, il mese di agosto.

Si presenteranno gli stessi problemi incontrati con l’invio delle liquidazioni? Diciamo che da questo punto di vista ormai conosciamo abbastanza bene le modalità di trasmissione, quindi questo aspetto lo possiamo mettere in secondo piano.

L’unica criticità può nascere dalla limitazione posta alla dimensione del file da inviare, problema non esistente per le liquidazioni, ma che si può presentare per le fatture, ovviamente per chi ha un volume elevato di fatture.

Quindi abbiamo “acquistato” nel nostro calendario di settembre due nuove scadenze normative!

Un altro tentativo?

Abbiamo già conosciuto in passato due tentativi da parte dell’Agenzia Entrate di acquisire i dati delle fatture dei titolari di partita IVA, la comunicazione art.21 e la comunicazione polivalente per, riteniamo, incrociare i dati e intercettare situazioni illecite.

Possiamo definirli tentativi perché, con il senno di poi, non devono aver dato molti frutti visto che la loro vita è stata piuttosto breve.

Certo che basare la richiesta, forse legittima oggi con la tecnologia di cui disponiamo, di comunicare i dati delle fatture con procedure apparentemente “semplificate” (pensiamo alla regola: se le fatture me le hai comunicate con altre vie non me le devi inviare ancora, ci sono tutta una serie di esclusioni che possono essere non sempre valutate in automatico da una procedura software, ecc.), semplificazione che ha creato più problemi che altro.

Siamo a meno di due mesi dalla scadenza di settembre, che cosa possiamo dire riguardo alla “forma” che oggi ha questo adempimento? Nella domanda è implicito questo concetto: la forma di oggi della comunicazione non è esattamente quella di qualche giorno/settimana fa ma è il frutto di “aggiustamenti in corsa” in funzione delle segnalazioni che arrivano all’Agenzia.

Quindi non possiamo dire che ciò che segue sarà confermato al 100% nel momento in cui si tratterà di lavorare ma può costituire una buona base informativo-pratica.

Andiamo per punti critici individuati:

  • Il contenuto del file trasmesso: in sostanza ricalca lo schema da utilizzare per la trasmissione delle fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione
  • Qualora l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento diventa necessario specificare la ‘natura’. Si deduce che diventa rilevante valorizzare correttamente (immaginiamo tramite la tabella IVA) il campo ‘natura’. Senza entrare nel dettaglio tecnico ma la prima cosa da fare sarà, appena i programmi saranno disponibili, controllare i propri codici IVA (non aliquote) per impostare il valore nel campo ‘Natura’. Questo permetterà di impostare gli automatismi di compilazione della comunicazione e ottenere il risultato diminuendo al minimo ulteriori interventi.
  • E’ possibile inviare le fatture inviate per altre vie. Significa che non serve procedere ad esclusioni manuali e più o meno automatiche.
  • Ad una prima lettura delle specifiche tecniche (segnalo che non esiste un modulo ministeriale) la prima “stonatura” ivi contenuta risultava l’obbligo di indicare i dati anagrafici del contribuente “indicando sempre l’informazione più aggiornata”, naturalmente Partita IVA e Codice fiscale sono fuori da questo discorso. La gestione non è semplice: il dato può mancare, il dato c’è ma come si fa a sapere se è aggiornato? L’agenzia ribadisce che va riportata l’informazione più aggiornata, qualora non fosse disponibile il campo si valorizza come ‘Dato assente’. Quindi, si presume, c’è una scappatoia.
  • La comunicazione può essere trasmessa solo in modalità analitica con le modalità previste dalle specifiche.
  • La bolletta doganale: qualora nella bolletta doganale non siano presenti i dati del cedente si devono indicare i dati dell’Ufficio doganale presso il quale è stata emessa la bolletta. Questa non è la normale prassi operativa contabile e forse nemmeno i software contabili lo consentono. Sembra che sarà necessario quindi, se non cambiano le cose, un adeguamento.
  • Le fatture cointestate: è sufficiente indicare i dati anagrafici di uno dei cointestatari

Vi ricordo che questa è la situazione di metà luglio, è una situazione ancora in evoluzione e potrebbe non aver contemplato l’intero delle casistiche possibili.

Ci sono anche altre segnalazioni che vi potrei dare ma sono o risolte tramite l’impostazione tabellare delle procedure (e quindi automatiche) oppure di nicchia e in questo contesto non vale la pena affrontare.

Una cosa è certa: per settembre si inizia il lavoro e sarà quanto mai importante avere le idee chiare per organizzare e pianificare il lavoro e giungere in tempo alla scadenza.

La proroga per la “facile” comunicazione delle liquidazioni trimestrali è stata concessa, lo sarà anche per la comunicazione delle fatture?

Se sì deve essere, che sia “generosa”.

La ciliegina sulla torta

Se abbiamo già fatto nostre le valutazioni degli argomenti appena esposti, se abbiamo calcolato l’impatto in termini di tempo che ciascuno di loro richiede alle risorse dello studio, se abbiamo ormai un quadro preciso della pianificazione dei lavori non ci deve sfuggire la noiosa questione della stampa dei libri contabili (libro giornale, registri IVA, libro inventari, libri sociali obbligatori) e delle dichiarazioni dell’anno precedente.

Il 31 dicembre chiude questo ciclo di lavoro … (o ci prendiamo una scadenza più generosa?)

Abbiamo due strategie:

  • Una, quella a cui possiamo essere tentati di abbandonarci, è quella di vivere alla giornata. Tradotto: quando avremo un po’ di tempo faremo anche questo! Ci riusciremo entro il 31 dicembre? Forse sì, … forse.
  • Due, la conservazione digitale, cioè la scelta di digitalizzare e dematerializzare i documenti cartacei e conservarne valore legale.

Quanto è praticabile la conservazione digitale?

Come avviene?

Oggi disponiamo di tecnologia e strumenti che con la semplice scelta di invio al sistema di conservazione (al posto di stampa su carta) procede ad ottemperare a tutti i requisiti di legge (produzione del documento informatico, firma digitale, marcatura temporale, quindi autenticità, paternità, integrità del documento) e poi … ce ne possiamo dimenticare per dieci anni, la responsabilità è tutta in carico al responsabile della conservazione (che è soggetto terzo rispetto allo studio e che deve essere in possesso di specifici requisiti).

E quali i vantaggi?

I vantaggi vanno da quelli tipicamente insiti in una archiviazione documentale generica:

  • una maggiore produttività;
  • standardizzazione delle procedure;
  • razionalizzazione e velocità dei processi;
  • introduzione di modalità per la tracciabilità e rintracciabilità dei documenti che garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione;
  • accuratezza;
  • ottimizzazione degli spazi e dei materiali;
  • infine, uno sgravio economico rispetto a quella cartacea.

Quindi più nello specifico per quanto riguarda i documenti a valore legale, una maggiore efficienza legata a:

  • standardizzazione del processo e garanzia di conformità alla norma grazie al controllo del software sulla procedura da attuare;
  • riduzioni significative dei tempi di produzione del documento da conservare,
  • garanzie di validità dei processi attivati;
  • attribuzione (come vuole la norma) della responsabilità del servizio conservazione a soggetto autorizzato;

e un rilevante beneficio economico:

  • risparmio dei costi del materiale necessario per la stampa (carta, toner);
  • risparmio sui costi per la manutenzione relativa all’usura degli strumenti utilizzati (stampante);
  • significativa diminuzione dei tempi dedicati dal personale al processo di produzione e conservazione dei documenti, valorizzando il loro tempo in altre attività più remunerative;
  • riduzione di costi e tempi di ricerca;
  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.);

e, da non trascurare, i benefici per la salute (riduzione dell’emissione di sostanze nocive per la salute: toner).

Ripartire con più convinzione

Se dopo queste parole siete più motivati ad anticipare e pianificare il lavoro, vi sentite più sereni di fronte agli adempimenti grazie al fatto di  conoscere un po’ meglio ciò che si dovrà affrontare nel prossimo futuro, a questo proposito vi ricordo di seguirci nel percorsi di aggiornamento e formazione di Apogeo e Valore Studio, significa che il contenuto di questo post vi è arrivato, vi ha attivato la volontà, quindi motivato a gestire al meglio il tempo di cui disponete e, di conseguenza, molte cose potranno cambiare.

Per chiudere, sono convinto della saggezza di questa definizione di tempo: “Il tempo è la misura del cambiamento” che personalmente leggo come un invito a farlo proprio e a non subirlo (la definizione è di Aristotele, forse un po’ datato, ma certamente autorevole).

Formatore esperto presso Apogeo Srl. Specializzato in metodologie organizzative dello Studio Professionale.

By | 2018-04-10T12:33:45+00:00 luglio 2017|

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