Commercialisti: controlli di metà anno

di Fabrizio Albasi

 

Da Vigile a Controller.  Ovvero dell’importanza di cambiare mentalità e strategia. 

E’ questa la metamorfosi che i professionisti devono attuare per restare sul mercato.

Un cambio radicale, che trasforma il responsabile di studio da garante dell’inviolabilità degli adempimenti, a stratega della propria organizzazione interna.

Il commercialista, dunque, come impresa che prima fissa obiettivi strategici di azioni da compiere per massimizzare l’efficienza e l’efficacia della pianificazione del lavoro, e poi monitorizza periodicamente la validità degli strumenti adottati.

Ma come acquisire questa nuova mentalità e verificare la tenuta della stessa periodicamente? Bastano alcune semplici regole, ma soprattutto non aspettiamo troppo!

Fermiamoci un attimo…senza schiantarsi!

Siamo già nella seconda metà dell’anno, il momento giusto per fermarsi a riflettere e cominciare ad effettuare i primi controlli sul raggiungimento degli obiettivi prefissati

La terra di mezzo…

Calendario alla mano ci troviamo nella “terra di mezzo”, in piena campagna fiscale, coinvolti (…e sconvolti) dagli adempimenti, e con il fardello del mese di settembre dietro l’angolo (leggasi invii telematici e nuove scadenze).

Anche se in precario equilibrio non possiamo permetterci di “saltare” le azioni di monitoraggio, verifica e controllo che periodicamente dobbiamo porre in essere per tenere alta la qualità delle prestazioni offerte alla clientela.

Controllo…se sono organizzato!

Ma chi si può permettere di distogliere lo sguardo dal calendario normativo per concentrarsi sulla fase di controllo e verifica dei lavori?

Non tutti, la formula magica nasce dal presupposto che è possibile controllare le attività se in precedenza abbiamo fissato degli obiettivi e adottato degli strumenti utili al raggiungimento e al monitoraggio degli stessi.

Quali obiettivi?

Parliamo di obiettivi prima di trattare concetti quali “controlli”, “verifica”, “pianificazione”. Per obiettivi intendiamo non tanto il portare a termine gli adempimenti fiscali e contabili, ma quei traguardi in termini di organizzazione dei lavori. I primi sono una naturale conseguenza dei secondi.

Il controllo rappresenta la fase finale per assicurare che le attività e i processi dell’organizzazione si svolgano in accordo con le regole e gli obiettivi stabiliti, garantendo la redditività attesa.

La ricetta del “buon controllo”

Bastano poche regole, ma dettate dalla consapevolezza dei propri numeri. Occorre conoscere i comportamenti che creano sprechi, conoscere il proprio livello di saturazione in termini di rapporto fra risorse impiegate e ore disponibili in base all’impegno richiesto, definire quali sono i processi più economici.

Per approfondimenti sugli aspetti organizzativi, vedi anche articolo a titolo “Lean, l’approccio nello studio professionale”.

Quali strumenti di controllo a metà anno?

In concreto quali sono gli aspetti da controllare e non lasciarsi sfuggire in corso d’anno?

Vediamo alcuni esempi:

Check list

Abbiamo già trattato nell’articolo “Come prepararsi alla campagna fiscale: check list dello studio” quali possono essere le procedure adeguate per far fronte alla campagna fiscale.

In generale, valgono le stesse regole per tutti gli adempimenti dello studio, per cui in questo articolo focalizziamo esclusivamente quali azioni ci possono aiutare a monitorare le nostre attività.

Cruscotti di pianificazione e monitoraggio

Monitorare significa controllare costantemente l’andamento di variabili che possono cambiare con il tempo. In ambito studi professionali, potrebbe essere interessante, ad esempio, monitorare in corso d’opera l’andamento della campagna fiscale.

Di seguito un esempio di come potrebbe essere strutturato un cruscotto che fornisce un colpo d’occhio sulla campagna fiscale, utilizzando la nostra procedura Valore Studio.

Per ogni step di lavoro (le diverse colonne) gli addetti di studio compilano lo stato di avanzamento dichiarandolo chiuso (verde), in lavorazione (giallo) oppure da non fare (rosso).

I C.D. controlli ex ante

Se ragioniamo in termini di budget orari, intesi come numero di ore potenzialmente dedicabili ai clienti, non possiamo poi esimerci dal verificare periodicamente lo scostamento dei tempi effettivi rispetto ai tempi previsti.

Alla base di tutto è fondamentale preventivare i tempi assegnabili alle risorse e ai clienti.

L’analisi ci permetterà di porre in essere correttivi immediati senza dover attendere dati a consuntivo per i casi da “semaforo rosso”.

Controllare periodicamente il rispetto dei parametri pianificati diventa un aspetto rilevante per creare consapevolezza e coinvolgere le risorse al raggiungimento degli obiettivi.

Di seguito proponiamo un report elaborato con il nostro software Valore Studio dove sono visibili le colonne Tempo Stimato, Tempo disponibile (es. al 30/06), Tempo rilevato e Scostamento.

Lo scostamento ci evidenzia quanto siamo lontani (segno -) o vicini (segno +) rispetto ai budget orari iniziali

Mappatura redditività clienti

Ad un controllo sul rispetto dei tempi deve far seguito la verifica sulla redditività della clientela.

In base al tempo dedicato al cliente possiamo conoscere il costo delle pratiche e, considerando che molto probabilmente a metà anno abbiamo anche emesso le fatture ai clienti, possiamo rilevare lo scostamento fra costi e fatturato (o potenziale fatturato).

Di seguito proponiamo un report elaborato con il nostro software Valore Studio dove sono visibili, tra le altre, le colonne Tempo impiegato, Totale costi, Totale nominale (fatturato) e scostamento fra costi e fatturato (scostamento con Break Even Point)

L’analisi mette in evidenza le situazioni dove il compenso prestabilito con il cliente (c.d. forfait) è fissato in base a parametri mirati (ad es. tempistiche di lavorazione che il cliente richiede) oppure deve essere rivisto (perché ad es. deriva da retaggi del passato che, per non inficiare il rapporto con il cliente, non si desidera cambiare).

La consapevolezza dei propri numeri

Dati alla mano, siamo in grado di ragionare su quali correttivi porre in essere per le situazioni evidenziate in “rosso”.

Riunione con i responsabili delle varie pratiche

Sicuramente un aiuto ci può arrivare anche dal confronto con i vari responsabili delle pratiche e dei clienti.

Infatti, non basta cambiare noi stessi, la metamorfosi deve essere contagiosa e coinvolgere tutto il personale dello studio. Ogni addetto deve essere formato, responsabilizzato e motivato per attivare lo studio come fosse un’”impresa“.

Dove sono finite le informazioni?

Adesso che siamo in possesso di tutte queste informazioni, come possiamo raccordarle?

Un unico punto di ingresso per avere risposte in tempo reale

E’ il sogno di tutti i professionisti quello di poter disporre delle proprie informazioni e avere risposte immediate sull’uso che lo studio ne sta facendo.

Un unico punto di partenza per “sfogliare” lo studio, come quello proposto di seguito dal nostro launcher Abitat, dove, dalla stessa pagina, è possibile accedere ai dati operativi, ma anche economici ed attivare rapidamente le analisi viste in precedenza.

Alla prossima…

By | 2018-04-10T12:33:45+00:00 luglio 2017|

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