Ecco come un PDF ti cambia la vita (in ufficio)

 di Mario Gambazza

PDF, Scanner, OCR, Firma Digitale, DMS, Email, Archiviazione, Condivisione: ecco le parole d’ordine per cambiare vita in ufficio.

La gestione delle informazioni negli uffici è sempre più automatizzata ed informatizzata ma nella grande maggioranza dei casi è disorganizzata o, meglio, insufficientemente organizzata.

Scommettiamo che non potreste smentire tutte le seguenti affermazioni?

  • avete documenti archiviati su cartelle e sottocartelle sul server;
  • avete le email memorizzate sul vostro pc e non sul server;
  • buona parte della documentazione importante della vostra attività non è digitalizzata;
  • non avete un backup unico di tutte le informazioni in un unico punto;

A chi non piacerebbe avere un unico campo di ricerca dal quale attingere tutte le informazioni che riguardano la propria attività? Offerte, contratti, email, documenti, lettere, rapporti d’intervento, tutto a portata di mano…

Belle parole, ma è un obiettivo raggiungibile?! Da dove si passa?

Procediamo con ordine.

Perchè il PDF?

PDF significa “Portable Document Format” ed è la definizione del formato di file ideato da Adobe nel 1993 che ha assunto via via maggiore rilevanza nella gestione documentale di qualsiasi ufficio.

Non ha bisogno di presentazioni ma forse di qualche chiarimento sì.

Il suo lettore originale di file PDF, Acrobat Reader, non consente di modificare i documenti PDF ma unicamente di rappresentarli. Anche Grazie a questo il PDF file ha conquistato nel tempo la fiducia degli utenti. Inviare un documento in formato PDF ci fa infatti sentire al sicuro da possibili manomissioni.

In realtà, a questo scopo, Adobe ha previsto una specifica funzione di “protezione” che blocca addirittura la funzione di “copia” dei contenuti di un file. E’ possibile apporre la protezione al momento del salvataggio del documento. Non è un ostacolo invalicabile, ma per raggirarlo occorrono smanettoni malintenzionati.
Rimane la regola che se si vuole essere certi della originalità di un documento informatico, indipendentemente dal suo formato, è necessario sempre apporre una firma digitale ed eventualmente una marca temporale.

La rappresentazione di un PDF è sempre fedele?

Il PDF ha la caratteristica di essere sempre (o quasi) visualizzato nello stesso identico modo, anche su diversi sistemi operativi e dispositivi. Tuttavia nel tempo è diventato un formato sempre più completo, capace di includere contenuti multimediali ed interattivi minandone in parte le caratteristiche di semplicità e portabilità.

Per questo, del PDF si è occupata la International Organization for Standardization (ISO) che ha stabilito le regole per la produzione di file PDF nella versione PDF/A-1. Questo particolare standard PDF “ha l’obiettivo di garantire nel tempo la riproduzione affidabile dell’aspetto visivo del documento“. Questa è la versione di PDF da utilizzare qualora si intenda conservare file PDF ai fini della Conservazione Digitale così come prevista dalla legge.

Come si ottiene un PDF?

Su questo argomento ormai il popolo della rete non ha quasi più nulla da imparare. Tuttavia capita ancora di vedere file PDF che arrivano da scansione di documenti stampati e poi riacquisiti, dunque possiamo ricordare che:

  • qualsiasi strumento software gestionale che si rispetti produce file in formato PDF;
  • versioni di Ms-Office® e surrogati, anche non troppo recenti, producono nativamente file PDF;
  • esistono le “stampante virtuali” ovvero software (spesso gratuiti) che una volta installati si comportano come una stampante che al posto di stampare realmente produce un file PDF memorizzato su disco;
  • le fotocopiatrici moderne funzionano anche come scanner in grado di acquisire documenti e salvarli in formato PDF.

Scansione e OCR

Ecco un aspetto che merita un approfondimento. La carta negli uffici è ancora davvero tanta. Digitalizzare le informazioni in modo organico sembra impossibile.
Oggi però si può contare sull’aiuto di apparecchi veloci e per certi aspetti “magici”.

Con uno scanner documenti di buona qualità, oggi è possibile acquisire fogli A4 fronte retro con velocità fino a 60 ppm (pagine al minuto). Ovvero 1 pagine al secondo.  Velocità impressionanti. Ma non è tutto.

Uno dei problemi principali della futura reperibilità dei documenti, sta nel fatto di poter rintracciare quanto scritto dentro al documento stesso. Per i documenti di tipo testo, fogli elettronici, ecc., questo non è un problema. Quando si acquisisce una immagine però le cose cambiano.

Normalmente, acquisendo un documento con lo scanner, si ottiene un PDF non ricercabile. Significa che la comoda funzione “trova” presente in Acrobat Reader® non darà alcun esito.

Ebbene, ecco la magia: gli scanner, se opportunamente configurati, sono in grado di acquisire documenti e produrne PDF ricercabili. Questa caratteristica funzione, chiamata OCR (optical character recognition), rende il file PDF particolarmente efficace al fine della archiviazione elettronica. Sarà infatti possibile rintracciare i documenti acquisiti via scanner, anche direttamente dalla funzione ricerca del sistema operativo, ricercando all’interno del loro contenuto.

Organizzazione dei documenti

Ora immaginiamo di avere organizzato i documenti in ordinatissime cartelle. Qual è il miglior criterio di archiviazione?

Uno dei criteri più in voga è organizzare i documenti in cartelle divise per anno, quindi in sotto cartelle divise per cliente, quindi per natura del documento, quindi per argomento.

Mhh.. Anzi, no. Il criterio più azzeccato sarebbe quello di partire dalla ragione sociale del cliente, quindi l’anno, quindi l’argomento, quindi per natura documento…

La verità è che non esiste un criterio di organizzazione migliore dell’altro. Ogni elemento ha pari dignità. Dipende da che funzione si svolge e da quale dato si maneggia più frequentemente.

L’organizzazione in cartelle, pur attenta e ragionata, presenta dei limiti strutturali invalicabili.
Per questo nascono i DMS (Document Management System), strumenti di organizzazione dei documenti che sopperiscono a questi limiti rendendo la gestione documentale un vero piacere.

Con un sistema di gestione documentale, è possibile associare ai documenti diversi parametri ed elementi di ricerca che possono tornare utili in fase di reperimento. Ad esempio, in un sistema di gestione documentale, intercettare i documenti del 2001 e del 2003, scritti dal signori Luigi Bianchi, della Alfa S.r.l., al Signor Marco Verdi, della ditta Beta S.p.A., in merito all’argomento Contratti sarebbe un’operazione immediata.

Condivisione e riservatezza dei dati

Chi legge cosa? 

Altro tema che si pone è quello della condivisione e della conseguente riservatezza dei dati.

Ai fini della privacy occorre gestire la reperibilità dei documenti rispetto ai singoli operatori.
Questo argomento suscita spesso ansia. Ad un breve esame della situazione degli archivi informatici, sovente ci si trova innanzi situazioni gestite in modo molto superficiale e, una volta entrati nel sistema, tutti vedono tutto.

Questo non significa condividere i dati ma, al contrario, lasciarvi libero accesso. Nel migliore dei casi, c’è stata l’accortezza di inibire l’accesso di determinati operatori a determinate cartelle. Per ricordare quanto questo possa essere controproducente rimandiamo al disciplinare tecnico sulle misure minime di sicurezza del Codice in Materia di Protezione dei dati personali (Allegato B).

Condividere le informazioni significa poterle gestire efficacemente. Con uno strumento di gestione documentale, l’organizzazione di un ufficio gode di vantaggi davvero importanti:

  • il tempo di accesso alle informazioni viene ridotto sensibilmente;
  • la qualità del lavoro aumenta;
  • si riducono gli errori;
  • si perfeziona la riservatezza dei dati.

Email e documenti, la ciliegina sulla torta

Documenti si.              

Ma le Email dove le mettiamo?   Sono Documenti?  

Diventano Documenti?

Come si trasmettono i documenti?

Questi due “elementi”, così connessi e dipendenti l’uno dall’altro, vivono in habitat molto diversi. Le une incastrate nei boschi di mangrovie dei client di posta elettronica installati sui singoli personal computer, gli altri nel mare magno del disco di rete tinto del giallo dorato delle cartelle.

Un’organizzazione che vuole evolvere non può che partire dall’ordine delle informazioni.
E’ possibile, è doveroso.
Un manager o un professionista che scelga di seguire la strada della digitalizzazione dei documenti potrà sembrare all’inizio un ozioso rompiscatole, ma nel giro di qualche mese gli sarà riconosciuto il giusto merito.

D’altronde, chi può non avvertire il piacevole ricordo dell’insegnate che con severità ci ha imposto lo studio più duro?

Ora guarda cosa si può fare qui

WWW.VALORESTUDIO.IT

Responsabile Commerciale/ Direttore Rete Vendita presso Apogeo srl
e Consigliere di amministrazione presso Magister Saga Srl

2018-04-10T12:33:46+00:00

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