Come prepararsi alla campagna fiscale:
check list dello studio

di Roberto Boerci

 

Giunta è la primavera, odo gli augelli far festa …”

Chi non ha mai ascoltato la musica evocativa della Primavera di Vivaldi e, forse, letto questi versi che l’accompagnano?

Musica evocativa di quella piacevole sensazione che suscita il pensiero di godersi la rinnovata vitalità della nostra metà del pianeta.

Ma…

Ma, per lo studio del commercialista, la primavera porta anche altri pensieri, pensieri più cupi, pensieri che si vorrebbero allontanare ma che le scadenze degli adempimenti ci riportano continuamente alla mente. E in questa inquietudine, forse quella più ricorrente è l’imminenza della nuova campagna fiscale.

E, allora, come prepararsi al meglio per la campagna fiscale?

Abbiamo constatato negli anni passati quante difficoltà si possono incontrare nel mentre della campagna fiscale, quali insidie si nascondono, quali sorprese dell’ultimo momento possono cambiare le carte in tavola.

Si deve essere pronti a tutto.

Quest’anno poi le tante novità, le nuove scadenze, le sovrapposizioni di adempimenti (pensiamo allo “spesometro” del 2016 con la comunicazione delle liquidazioni e delle fatture 2017), gli spostamenti di scadenze per la presentazione dei modelli e per i versamenti delle imposte ci richiedono forse di rivedere il nostro modello organizzativo che con tanta fatica avevamo messo a punto in passato.

Sarà mai possibile studiare un nuovo modello organizzativo che:

  • Ci permetta di affrontare con serenità i tanti adempimenti le cui scadenze, da ora fino ad agosto, implacabilmente si succederanno?
  • Di possedere i saperi, le procedure e le conoscenze necessarie per portare avanti il lavoro senza esitazioni, con la massima efficienza e produttività?
  • Di riprendersi il giusto beneficio economico, perché questo permette di affrontare il lavoro con lo spirito migliore
  • Di godersi qualche momento di ricarica (le domeniche e, perché no?, anche qualche sabato) per godersi la bellezza della stagione (e poi arriva l’estate …)?

Pensare che in fondo ne siamo sempre usciti, forse un po’ consola, di certo porsi l’obiettivo di uscirne meglio che in passato può consigliare di riflettere su quali aspetti portare una nuova attenzione.

Proviamo a vedere quali.

Informare il cliente, richiedere documenti, raccogliere informazioni.

Lo studio del commercialista possiede in archivio già buona parte delle informazioni necessarie per gestire gli adempimenti ma per qualcuna di queste potrebbe essere necessario chiederne conferma, o meglio effettuare, quando possibile, le necessarie verifiche utilizzando gli strumenti che i diversi enti mettono a disposizione anche online.

Per altre invece bisogna ricorrere al contatto con il cliente per:

  • conoscere gli eventi avvenuti nell’anno che possono interessare la compilazione dei moduli o il calcolo delle imposte (visure, certificati, quietanze, ecc.)
  • richiedere specifici documenti in suo possesso (oneri deducibili, altri redditi, ecc.)

Nel procedere a effettuare questa fase di lavoro normalmente ci si avvale della spedizione di un documento che riepiloga con estrema chiarezza ciò che viene richiesto: la circolare informativa.

Questo è un documento, già redatto, già disponibile, ma suscettibile di personalizzazione, solitamente presente all’interno dell’applicativo software di cui si dispone.

L’invio del documento può innescare qualche criticità:

  • Come inviarlo?
  • Come ricevere i documenti dal cliente?
  • Una volta ricevuti come archiviarli?

La tecnologia ci può venire in aiuto.

Inviare la richiesta di documentazione

Dopo aver provveduto a modificare il contenuto del documento per lo scopo che ci prefiggiamo, invieremo lo stesso via mail eventualmente corredandolo con l’invio automatico di un SMS accompagnatorio. Questo dovrebbe garantire la quasi certezza che la nostra richiesta sia arrivata al cliente.

Ricevere i documenti dal cliente

  • Il cliente ci consegnerà i documenti recandosi presso il nostro ufficio, e magari si intrattiene qualche minuto, spesso più del necessario con qualche collaboratore dello studio.
  • Ma se la richiesta è stata ben formulata (e il cliente ben educato dallo studio commercialista), i documenti potranno arrivare in formato digitale sia perché lo erano già in origine (e il cliente ce li ha semplicemente inoltrati), sia perché l’originale cartaceo sono stati scansionati dal cliente stesso.
  • Un’alternativa potrebbe essere quella di richiedere al cliente che i documenti vengano “uploadati” nell’area riservata che gli abbiamo messo a disposizione sul nostro sito.

Ben evidenti sono i vantaggi di una gestione digitale del documento, soprattutto se questa è organizzata e pensata con strumenti adeguati:

  • Risparmio di tempo, non devo imbustare lettere cartacee, l’invio è automatico; non devo dar retta al cliente solo per consegna documenti, ecc.
  • Archiviazione automatica, con lo strumento giusto la ricezione del documento digitale può confluire automaticamente in archivio documenti.
  • Consultazione immediata, conoscendo i criteri di archiviazione adottati, viene agevolata la ricerca degli stessi senza alzarsi dalla scrivania.
  • Beneficio economico.

Preparare le check list

Si dice che “le liste contribuiscono in larga misura a tenere sotto controllo la nostra vita, a farci risparmiare tempo, a evitare le dimenticanze, il disordine e a ridurre lo stress. Allora perché non accettare, una volta per tutte, che gli elenchi, apparentemente superflui per alcuni, irrinunciabili per altri, sono necessari, utili, preziosi e che, imparando a renderli sistematici e a sfruttarli con intelligenza, la nostra vita potrebbe essere più semplice, con meno preoccupazioni e più intensa”.

Da dove cominciare per stilare le nostre liste?

Prendiamo un foglio di carta e proviamo a pensare, ad immaginarci cosa non dobbiamo assolutamente dimenticare di fare, facciamo una sforzo di rappresentarci mentalmente la sequenza delle fasi operative, delle cose da fare, dei compiti da svolgere, dei documenti da redigere e compilare.

Scriviamo. Razionalizziamo e ordiniamo il tutto .

Non è né faticoso, né inutile e può essere un sistema per arricchirsi, coadiuvare la memoria, condividere i processi.

Se lavorare con le liste può dare la sensazione di esaustività, catalogare il lavoro da farsi può rendere questo più comprensibile a tutti, delimitato e ritagliato in base alle necessità dell’attività da svolgere.

Così tutto appare meno smisurato, complesso, strano, difficile e ci si sente più padrone del compito da svolgere.

 

Allora le check list:

  • rappresentano il risultato della nostra creatività,
  • ci rendono consapevoli di ciò che stiamo facendo (e rendersi consapevoli ci fa sentire già a metà dell’opera),
  • ci fanno sentire meglio organizzati
  • ci fanno sentire che stiamo sfruttando meglio il tempo
  • e, spuntando le caselle dei compiti eseguiti, ci dà la sensazione di aver compiuto il nostro dovere.

Sapere di avere il controllo del proprio tempo dà sollievo, offre la sicurezza di non essersi lasciati sfuggire nulla.

Qualche consiglio per scrivere le check list:

Stabilire le priorità

  • Stabilire le priorità.
  • Procurarsi tutte le informazioni prima di iniziare i lavori operativi.
  • Fissarsi delle proprie scadenze.
  • Scrivere liste chiare per tutti e aggiornate in base all’evoluzione della materia trattata.

Pensate quale sarà la soddisfazione che ne potrete trarre quando arriverete a spuntare l’ultimo punto della vostra lista ed avrete completato il lavoro ben prima delle più rosee previsioni! 

Coordinare la struttura, assegnare i compiti ai collaboratori

Individuati i lavori da svolgere, predisposte le liste delle attività, si dovrà procedere a ribaltare tutto questo sulla propria struttura assegnando i compiti a ciascun collaboratore.

Una prima attenzione si porterà sulla condivisione del progetto: tutti i collaboratori sono chiamati a comprendere la loro parte a svolgerla in sinergia con i colleghi. Chiarezza e definizione precisa della comunicazione favorisce lo spirito collaborativo da parte di tutti.

Naturalmente non si può fare affidamento su una generica buona volontà da parte di tutti ma può essere, a questo proposito, decisiva l’adozione di strumenti che permettano di tracciare le operazioni, di condividerne gli stati di avanzamento ed evidenziare le attività completate.

L’esigenza di monitorare il lavoro progettato deve consentire attraverso l’analisi di capire se è il caso di intervenire per correggere la situazione creatasi.

Oggi esistono validi strumenti di lavoro, software che sono progettati appositamente per dare supporto organizzativo e di analisi alle procedure stabilite dallo studio.


Aggiornare le procedure, aggiornarsi

Ogni anno si ripete la stessa situazione spiazzante e fastidiosa:

  • Le tante novità normative, nuovi adempimenti, ma anche modifiche a norme già esistenti, istruzioni ministeriali, circolari, risoluzioni.
  • Gli inevitabili interventi al software per recepire queste novità.

Quanto fatto, appreso l’anno passato deve essere rivisitato alla luce dei cambiamenti che ci troviamo ad affrontare.

E’ così che ci sentiamo di dover partecipare a qualche evento organizzato dall’Ordine piuttosto che da altre strutture per conoscere, capire, approfondire la portata delle novità, riflettere quale impatto le novità possano avere sui clienti del studio e incominciare a farsi una idea di cosa incontreremo quando verrà il momento di lavorare concretamente su questo materiale.

Analogamente il produttore del software dovrà analizzare le novità normative intervenute, integrarle con la struttura dell’applicativo che ha sviluppato negli anni per fornire allo studio del commercialista lo strumento di lavoro il più efficiente possibile e funzionalmente efficace.

Avviene che la software house svolge il proprio lavoro di approntamento dell’applicativo in anticipo rispetto ai tempi di lavoro del commercialista. Pertanto sappiamo che consegnerà la versione aggiornata dell’applicativo in tempo utile, nonostante le difficoltà in cui spesso si trova a lavorare in termini di tempistiche di rilascio delle norme e dei relativi documenti attuativi.

Quando avviene il rilascio della procedura lo studio del commercialista provvede all’aggiornamento del software sul proprio sistema informatico.

Ma lo studio è pronto per iniziare? Forse.

Può avere installato l’aggiornamento dell’applicativo, può aver raccolto qua e là le conoscenze per sapere come svolgere il compito che gli è stato assegnato dai clienti: occuparsi degli adempimenti fiscali.

Cosa può mancare ancora?

Può mancare una adeguata formazione a se stesso, al proprio personale.

Se ha provveduto ad aggiornare l’applicativo, non può trascurare quanto possa essere utile e produttivo favorire l’ottimale utilizzo dell’applicativo stesso. Deve formare la propria struttura alle procedure operative da mettere in atto con il software. Questo spesso significa realizzare una sintesi unitarie tra la materia fiscale da trattare (aggiornata alle novità dell’anno) con la realizzazione pratica mediante le soluzioni operative pensate e messe a disposizione dalla software house con il proprio applicativo aggiornato.

Per concludere

Desideriamo condividere un fac simile di un documento prodotto da Magix®, l’applicativo contabile e fiscale sviluppato da Apogeo – gruppo Zucchetti.

Il documento riepiloga la documentazione da richiedere al cliente.

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Formatore esperto presso Apogeo Srl. Specializzato in metodologie organizzative dello Studio Professionale.

2018-04-10T12:33:46+00:00

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